1.1. Khái niệm về vật tư và cung ứng vật tư

1.1.1 Khái niệm về vật tư

Hiện nay có khá nhiều các định nghĩa về vật tư, cụ thể như sau:

Theo từ điển tiếng Việt, vật tư là những yếu tố được dùng cho sản xuất nói chung, bao gồm: nguyên vật liệu, máy móc, phụ tùng, nhiên liệu, vật liệu,…

Theo chuyên ngành kế toán, vật tư (có nghĩa tiếng Anh là Supplies) là các loại nguyên vật liệu đã qua xử lý thành sản phẩm hoặc bán sản phẩm cần thiết để sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm nhưng không trực tiếp thành sản phẩm, là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong bảng cân đối kế toán.

Thực tế, vật tư được cấu tạo từ 2 từ “vật” và “tư”. “Vật” chính là trong từ vật liệu; còn “tư” là trong tư liệu sản xuất – một khái niệm mang tính triết học dùng để chỉ các công cụ , dụng cụ sản xuất.

Tại đây, đã có sự khác nhau về cách hiểu và định nghĩa về vật tư, tùy hoàn cảnh và ngữ cảnh mà vật tư sẽ mang hàm ý bao quát hay cụ thể. Trong bài nghiên cứu này, tựu chung lại, khái niệm theo từ điển tiếng Việt sẽ mang cái nhìn bao quát hơn về vật tư và được áp dụng ở đây. Vậy nên, chắc chắn khi kinh doanh, một doanh nghiệp dù ít hay dù nhiều đều sẽ cần đến vật tư vì vật tư là những sự vật đóng vai trò trực tiếp hoặc gián tiếp đến bất cứ hoạt động kinh doanh buôn bán.

1.1.2. Khái niệm về các thành phần của vật tư

Từ khái niệm trên, vật tư trong sản xuất kinh doanh về cơ bản có thể được chia thành hai nhóm chính: nhóm nguyên vật liệu và nhóm công cụ, dụng cụ

Theo triết học, nguyên vật liệu là phạm trù mô tả các loại đối tượng được con người tác động vào để biến thành sản phẩm.

Theo nghiệp vụ kế toán, nguyên vật liệu có thể được xem là một loại vật tư tiêu hao (tức ảnh hưởng lên biến phí, nghĩa là càng dùng nhiều thì càng nhanh hết và chi phí càng nhiều).

Cũng theo các nội dung về kinh tế và kế toán quản trị, nguyên vật liệu cơ bản có thể được phân thành ba loại:

– Nguyên liệu: là đối tượng tự nhiên mà chưa phải qua một sự chế biến hay chế tác nào, và phải được chế biến hay chế tác mới có khả năng cấu thành sản phẩm, ví dụ của nguyên liệu là nông sản, lâm sản, hay đơn giản là các sản phẩm thu hái từ nhóm ngành nông lâm ngư nghiệp. Nguyên liệu thì được tiếp tục được phân thành nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ tùy theo mong muốn sử dụng của nhà sản xuất hay chế tác.

– Vật liệu: là những đối tượng đã trải qua chế biến và tiếp tục sử dụng vào quá trình chế biến sản phẩm khác, cũng có khả năng là bán thành phẩm nội bộ của mỗi doanh nghiệp.

– Nhiên liệu: là loại nguyên liệu mà mục đích chủ yếu là tạo ra nguồn năng lượng phục vụ cho quá trình sản xuất, ví dụ như: xăng, dầu, khí đốt, khí gas,…

Đặc điểm chung của nhóm nguyên vật liệu là được xem và hạch toán ở biến phí, tăng giảm phụ thuộc nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp, các đơn vị chỉ được huy động và tham gia một lần và trở thành một phần đóng góp vào chi phí sản phẩm khi sản xuất. Nguyên vật liệu tham gia quá trình sản xuất một cách liên tục hay đứt quãng tùy theo chủ đích của quy trình sản xuất, nhiều hay ít tùy thuộc vào tính chất của từng mô hình và đặc điểm của sản phẩm được sản xuất.

Trái ngược với nguyên vật liệu, nhóm công cụ và dụng cụ hay còn gọi là vật tư luân chuyển, chúng không bị tiêu hao theo sản xuất mà chỉ bị hao mòn theo thời gian. Thời gian có thể sử dụng công cụ, dụng cụ ngắn hay dài tùy thuộc vào cường độ sử dụng và các bảo dưỡng. Tuy nhiên, công cụ, dụng cụ không phải là tài sản cố định vì chúng thường có giá trị thấp và thời gian sử dụng là không dài

1.1.3. Khái niệm về cung ứng vật tư

Cung ứng vật tư là chuỗi các hoạt động bắt đầu từ kiểm tra, xem xét, hoạch định, đề nghị mua, tổ chức thầu, làm hợp đồng và kiểm kê, bảo quản vật tư nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi nhất cho quá trình kinh doanh, sản xuất được diễn ra trôi chảy.

Đơn giản nhất có thể hiểu, cung ứng vật tư là chuỗi các hoạt động nhằm thực hiện được việc “thiếu gì mua đó” để đáp ứng cho sản xuất, kinh doanh. Từ xa xưa, khi con người biết đến trao đổi hàng hóa, và sản xuất để tạo ra nguyên liệu, cung ứng vật tư đã bắt đầu xuất hiện. Một cửa hàng dệt, muốn làm ra một thước vải thì cần một cân sợi bông, thì hoạt động mua bông chính là cung ứng vật tư. Hay một tiệm bánh mì thời nay, nhập giò lụa, nem chua về làm nhân bánh mì, hay sắm một vài vật dụng như dao thớt mới nhằm mục đích làm bánh mì bán hàng, đó cũng chính là cung ứng vật tư cho kinh doanh, sản xuất. Từ đó, nhận ra rằng cung ứng vật tư là một khái niệm trừu tượng nhưng lại rất gần gũi với đời sống xã hội. Ở mức cơ bản, cung ứng vật tư cũng không cầu kỳ, nhưng với quy mô các doanh nghiệp lớn, cung ứng vật tư là một bài toán cần suy nghĩ thận trọng để giải. Vì doanh nghiệp càng lớn, sản xuất càng nhiều thì nguồn vật tư nhập vào càng lớn, và hơn hết chất lượng phải đảm bảo nghiêm ngặt, do đó, ở các doanh nghiệp lớn, cung ứng vật tư là tổng hợp của rất nhiều hoạt động nhằm để thu  mua và có được những vật tư để sản xuất.

Cũng có thể hiểu rằng, quản trị cung ứng vật tư là tổng hợp các hoạt động hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách có hiệu quả.

Hay, cung ứng vật tư là tổng hợp các hoạt động quản trị gồm: xác định nhu cầu, tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng và đủ các loại nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất nhằm đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất và kinh doanh ổn định và liên tục của doanh nghiệp.