Trước tiên, cần xác định rõ, mục tiêu của một doanh nghiệp hay tổ chức lợi luận là sản xuất, kinh doanh để tạo ra lợi nhuận. Lợi nhuận là đích đến cuối cùng và quan trọng nhất để duy trì một doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu đó, các nhà quản trị cố gắng tạo ra thật nhiều lợi nhuận bằng cách tối ưu hóa quy trình và đồng thời nâng cao chất lượng và giá trị sản phẩm được tạo ra. Một trong những công cụ thường được áp dụng là mô hình 5M kết hợp cũng biểu đồ xương cá Ishikawa (Ishikawa, 1990). Mô hình 5M chỉ ra rằng, để nâng cao hiệu suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất thì các nhà quản trị cần chú tâm vào 5 yếu tố: Machines (máy móc), Man power (nhân lực), Materials (nguyên vật liệu), money (tiền), management (quản lý).

Dễ dàng thấy bóng dáng của hoạt động cung ứng vật tư trực tiếp ảnh hưởng đến 2 M trên tổng số 5 M theo mô hình của Ishikawa là máy móc (Machines) và nguyên vật liệu (Materials). Luận giải rằng, nếu hoạt động cung ứng vật tư diễn ra nhịp nhàng, tinh gọn, và hiệu quả thì sẽ xảy ra đồng thời các hiệu ứng có lợi sau: giá thành máy móc, nguyên liệu với chiết khấu ưu đãi nhất do tính cạnh tranh từ thu mua đấu thầu, chất lượng nguyên vật liệu, máy móc tốt nhất trong tầm giá, thời gian cung ứng nhanh chóng, phương thức cung ứng hiệu quả, linh hoạt phù hợp điều kiện sản xuất và lưu trữ, đó là tiền đề để hoạt động sản xuất diễn ra hiệu quả, liên tục và tối ưu nhất; cũng là tiền đề để giảm giá thành sản phẩm, góp phần không nhỏ vào tính cạnh tranh của sản phẩm được sản xuất bởi công ty.

Theo lý thuyết, để đáp ứng được các vật tư, doanh nghiệp có hai cách lựa chọn: một là tự sản xuất ra các bán thành phẩm dùng cho sản xuất, hai là nhập các vật tư về để sản xuất. Hai cách trên khác nhau về quá trình nhưng cũng không khác mấy về bản chất, đã là doanh nghiệp, hoạt động là phải có mua bán, cho dù cách nào đi chăng nữa thì cũng phải có nhu cầu được cung ứng từ một doanh nghiệp khác. Đó là quy luật cung – cầu cũng như vòng xoay mua – bán của kinh tế thị trường.

Tóm lại, kinh doanh, buôn bán, marketing, quảng cáo, giới thiệu,… đôi khi là công đoạn cuối cùng trong chuỗi sản xuất kinh doanh, những hoạt động này thường không thể thay đổi được nhiều tình trạng nội năng của một doanh nghiệp sản xuất. Chính vì lẽ đó, chú ý tập trung vào vấn đề cung ứng vật tư ngay từ đầu mắt xích của sản xuất lại chính là lời giải cho gốc rễ của vấn đề của một doanh nghiệp sản xuất, bởi nhiều khả năng cao, làm tốt cung ứng vật tư sẽ tăng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường và ngược lại

Đối với việc ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng vật tư cho doanh nghiệp, có những yếu tố bên ngoài như sau:

Chính trị, luật pháp, qui định nước sở tại

Yếu tố đầu tiên chính là chính trị, luật pháp, qui định nước sở tại. Có thể hiểu rằng, ở mỗi quốc gia, sẽ có những luật riêng cho trao đổi mua bán hàng hóa, vật tư. Điều này thể hiện rõ nhất qua các chính sách vĩ mô được biểu thị qua các công cụ quản lý như thuế khóa, luật định,… Ví dụ dễ thấy nhất, trước đây thuế suất giá trị gia tăng đánh cho các loại mặt hàng đều là 10%, tuy nhiên, từ tháng 2/2022 thì một số nhóm liên quan khoáng sản, nhựa, hóa dầu,… là 10%, một số nhóm khác còn lại thì giảm xuống 8% để gia tăng mua bán, trao đổi hàng hóa, tạo điều kiện phục hồi kinh tế sau đại dịch. Hay tại Việt Nam, khi nhập phụ tùng hay ô tô sẽ bị thêm thuế tiêu thụ đặc biệt, xăng dầu nhiên liệu thì thêm thuế môi trường,…  Có rất nhiều thứ tác động lên giá cả các mặt hàng mà doanh nghiệp đã và đang được thu mua chiến lược.

Tình hình trong và ngoài nước đối với các loại mặt hàng đặc thù

Các biến động từ các sự kiện trong và ngoài nước, tác động không nhỏ đến nguồn vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp. Chúng là những tình huống tạo nên những sự thay đổi không hề nhỏ.

Minh chứng cho luận điểm này, mâu thuẫn Nga – Ukraine diễn ra từ tháng 2/2022 gần đây làm giá các nhu yếu phẩm và nguyên liệu liên quan có nguồn gốc từ Nga và Ukranine tăng vọt, ảnh hưởng rất nhiều đến cung ứng của doanh nghiệp.

Hay tình hình sản xuất cọ tại Indonesia suy giảm, làm ảnh hưởng trực tiếp đến giá dầu cọ (palm oil). Các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm phải đau đầu khi có tiền cũng không thể mua được dầu cọ vì lệnh cấm xuất khẩu dầu cọ từ Indonesia từ tháng 4/2022, trong khi dầu cọ là loại dầu giá rẻ nhất và được ứng dụng nhiều nhất trong chế biến thực phẩm.

Công nghệ và sự phát triển đồng bộ của các nhà sản xuất trong nước

Đương nhiên, không doanh nghiệp nào muốn nguồn vật tư ngoại nhập thay vì mua trong nước nếu không phải vì đắn đo tới chất lượng của vật tư đó. Nếu các nhà sản xuất trong nước có thể phát triển đồng bộ, có quy trình chặt chẽ và hiện đại, áp dụng khoa học công nghệ vào việc kiểm soát quá trình để tạo ra những nguồn sản phẩm ổn  định và chất lượng, thì các doanh nghiệp sản xuất khác sẽ có thể giải bài toán cung ứng vật tư một cách dễ dàng với giá phải chăng nhất.

Yếu tố mùa vụ

Đây là yếu tố thường gặp đối với sản xuất những mặt hàng có nguyên vật liệu nguồn gốc từ nông sản, vì nông sản phụ thuộc rất nhiều vào mùa vụ, như khoai tây, thu – đông là khoảng thời gian thu hoạch khoai tây tại châu Âu, nên giá là phải chăng nhất, nếu không thu mua tích trữ các loại khoai tây hoặc sản phẩm từ khoai tây, có nhiều khả năng doanh nghiệp sẽ phải mua các sản phẩm đó với giá cao hơn từ 10 – 30% vào xuân – hạ.

Các yếu tố bất khả kháng

Các yếu tố bất khả kháng nói chung như thiên tai, dịch bệnh là những yếu tố đều có khẳ năng xảy ra và làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng vật tư sản xuất của doanh nghiệp.

Dịch bệnh Covid 19 là một điển hình cho sự đứt gãy các chuổi cung ứng không chỉ trong nước mà phạm vi là toàn cầu. Để giải quyết được vấn đề này, phía doanh nghiệp cần phải có những chiến lược cụ thể để đánh giá rủi ro và có những biện pháp xử lý khi xuất hiện tình huống bất khả kháng

Song song với những yếu tố bên ngoài, đối với việc ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng vật tư cho doanh nghiệp, có những yếu tố bên trong như sau:

Phân tích chủ quan và hoạch định kế hoạch cung ứng vật tư

Đây là một khía cạnh về quản lý từ bậc lãnh đạo, những người cấp cao phải có tầm nhìn xa và rộng, căn cứ vào phân tích và số liệu thực tế, có thể ước lượng sản lượng tương lai gần để lên kế hoạch xác định nhu cầu vật tư, tiến hành đặt mua cho đúng và đủ để phù hợp với các nguồn lực khác của công ty.

Nguồn lực mà công ty cần quan tâm chủ yếu rơi vào vật tư sản xuất, nhân lực, và quy mô hay khả năng vận hành của máy móc (công suất). Phải tiến hành cân bằng ba yếu tố trên để giảm thiểu tối đa chi phí và tăng hết mức hiệu quả.

Ví dụ, nếu không đủ nguyên liệu cho sản xuất thì dư nhân công, dư máy móc, dẫn đến lãng phí. Nếu dư nguyên liệu quá nhiều, dẫn đến không làm hết nguyên liệu, lưu kho lâu, mất phí bảo quản và chi phí cơ hội, có khi quá hạn sử dụng lại phải loại bỏ các vật tư.

Quy trình cung ứng của bản thân doanh nghiệp

Độ hiệu quả và nhanh chóng của qui trình cũng là một yếu tố quyết định đến hoạt động cung ứng cho doanh nghiệp.

Thông thường, doanh nghiệp nhỏ vận hành khâu cung ứng này rất nhanh vì người mua cũng là người duyệt quyết định cũng đồng thời là người chủ, luôn có trách nhiệm với đồng tiền mình bỏ ra.

Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp quy mô lớn, việc vận hành khâu cung ứng vật tư lại diễn ra theo trình tự và có khi là rất chậm chạp nhằm tập hợp đủ ý kiến lãnh đạo và theo đúng quy trình, ảnh hưởng lớn đến tiến độ cung ứng vật tư, không có nhiều khả năng thích ứng cho sản xuất.